Wypadek w miejscu pracy – to czarny sen każdego pracodawcy. Niestety takich sytuacji nie można wyeliminować. Wręcz przeciwnie. Należy być na nie przygotowanym, aby razie potrzeby zachować zimną krew i wiedzieć jaka jest procedura postępowania. Od tego zależy zapewnienie bezpieczeństwa i pomocy pracownikowi, a także sporządzenie bardzo ważnej dokumentacji powypadkowej. Jest ona potrzebna do przeanalizowania zdarzenia, znalezienia przyczyn jego wystąpienia oraz wykluczenia lub zminimalizowania szansy na jego ponowne wystąpienie.

1) Dokumentacja fotograficzna miejsca wypadku – pierwszym etapem jest sporządzenie zdjęć lub szkicu miejsca, w którym doszło do wypadku. Może to być stanowisko pracy przy maszynach, w biurze, sklepie lub na zewnątrz – na rusztowaniu, drabinie lub na ziemi. W czasach, kiedy prawie każdy posiada przy sobie telefon komórkowy wyposażony w aparat fotograficzny, sporządzenie takiej dokumentacji jest bardzo łatwe i szybkie.

2) Zebranie zeznań od poszkodowanego – jeżeli stan zdrowia poszkodowanego na to pozwala, należy wysłuchać jego opisu zdarzenia. Powinien on szczegółowo (na tyle, na ile pamięć mu pozwala), opisać wykonywane czynności i to, jak doszło do zdarzenia. Bardzo pomocne jest notowanie lub nagrywanie powiedzianych przez niego słów.

3) Rozmowa ze świadkami zdarzenia – wiele wypadków w miejscu pracy ma świadków, w postaci współpracowników. Obecne w otoczeniu poszkodowanego osoby, mogły widzieć cały przebieg zdarzenia lub jego część. Zebranie ich wypowiedzi jest bardzo ważne, ponieważ może potwierdzić lub zaprzeczyć wersji poszkodowanego. Jest również bardzo pomocne w określeniu nowych faktów, których poszkodowany może nie pamiętać.

4) Opinia lekarska – dokumentacja powypadkowa powinna zawierać opinię lekarza o stanie zdrowia poszkodowanego. Jeżeli jest to konieczne, w dokumentacji należy również umieścić opinie innych specjalistów, np. od zabezpieczeń urządzeń i maszyn itp.

5) Pozostałe dowody – w miejscy wystąpienia wypadku, mogły znajdować się inne dowody, pomagające w ustaleniu przyczyn. Części maszyn, narzędzi, a także zapis wideo z kamer monitoringu, które mogły obejmować miejsce zdarzenia. Jest to bardzo dowód, który pozwala krok po kroku odtworzyć zaistniałą sytuację.

6) Prawna kwalifikacja wypadku – od stanu zdrowia poszkodowanego, a także przyczyn wystąpienia zdarzenia, będzie zależała prawna kwalifikacja wypadku. Jeżeli winę za jego wystąpienie ponosi pracownik, ponieważ np. dopuścił się rażących zaniedbań przepisów BHP, może to być podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia z pracy.

7) Wnioski i środki profilaktyczne – to ostatni rozdział dokumentacji powypadkowej. Dokonuje się w nim wyciągnięcia wniosków i określenie środków profilaktycznych, które pozwolą uchronić się przed takimi zdarzeniami w przyszłości.

Dokumentacja wypadkowa musi być bezpiecznie przechowywana w miejscu pracy i udostępnia na żądanie organów prawnych – Państwowej Inspekcji Pracy, policji, prokuratury, sądów. Dokumentację powypadkową sporządza specjalnie powołany do tego zespół i ma na to 14 dni od zdarzenia.