Właściwie i profesjonalnie sporządzona dokumentacja PPOŻ powinna wskazywać pracodawcy te pola i ryzyka, które z różnych względów powinny ulec poprawie lub też ewentualnej wymianie. To z kolei pozwala na podjęcie działań naprawczych, które skutkować będą zmniejszeniem ryzyka wystąpienia pożaru w przyszłości. 

Dokumentacja PPOŻ u pracodawcy winna być najistotniejszym dokumentem w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Powinna ona zawierać informacje o budynku i jego wyposażeniu w odpowiednie urządzenia przeciwpożarowe, których zadaniem jest utrzymanie właściwego poziomu bezpieczeństwa, jak i informacje o ilości gaśnic czy też analizę zachowania warunków ewakuacji osób z budynku.

Niesłychanie ważnym elementem instrukcji pod nazwą dokumentacja PPOŻ jest dobrze opracowany plan ewakuacji. Powinien on uwzględniać rozmieszczenie wyjść ewakuacyjnych, ich przebieg, jak i wskazanie miejsc zbiórki do ewakuacji. Równie ważne w tym zakresie będzie także wskazanie lokalizacji podręcznego sprzętu gaśniczego oraz urządzeń przeciwpożarowych.